SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI
Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialiuosius reikalavimus:
turėti aukštąjį išsilavinimą;
turėti vienerių metų darbo patirtį dokumentų tvarkymo srityje;
mokėti dirbti kompiuteriu Microsoft Office programinių paketu;
išmanyti Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles;
mokėti lenkų ir rusų kalbas pažengusiojo vartotojo B2 lygiu;
savo darbe vadovautis Lietuvos Respublikos įstatymais, Vyriausybės nutarimais, Savivaldybės tarybos sprendimais, Savivaldybės administracijos direktoriaus ir Seniūnijos seniūno įsakymais, administracijos darbo tvarkos taisyklėmis, Seniūnijos veiklos nuostatais, kitais aktais, susijusiais su pareigų vykdymu;
laikytis dokumentų rengimo ir tvarkymo taisyklių, dalyvauti seminaruose dokumentų ir archyvo tvarkymo klausimais, atsakyti už dokumentų tvarkymą seniūnijoje;
mokėti dirbti su „Microsoft Outlook“, „Internet Explorer“ kompiuterinėmis programomis;
mokėti dirbti su dokumentų valdymo sistema (DVS);
mokėti dirbti su Personalo valdymo ir darbo užmokesčio skaičiavimo sistema „PASKATA“;
mokėti dirbti su elektroninio archyvo informacine sistema „EAIS“;
ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS
Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:
organizuoja raštvedybą pagal norminių ir metodinių aktų reikalavimus, tvarko ir saugo seniūnijos archyvą;
registruoja gaunamą ir siunčiamą korespondenciją, informaciją ir kitą dokumentaciją, perduoda juos vykdytojams, kontroliuoja gaunamų dokumentų vykdymą;
rengia atsakymų projektus;
registruoja gyventojų prašymus bei skundus, kontroliuoja jų vykdymą;
rengia atostogų grafiko projektus;
rengia seniūnijos darbuotojų papildomų valandų darbo grafikus;
seniūno pavedimu, pagal savo kompetenciją rengia ir teikia seniūno įsakymų projektus;
rengia įvairaus turinio raštus ir pažymas;
registruoja notarinius veiksmus;
pildo seniūnijos darbuotojų darbo laiko apskaitos žiniaraštį programoje „PASKATA“;
rengia statistikos ataskaitas;
tvarko archyvo dokumentus ir bylas;
dirba su elektroninio archyvo informacine sistema „EAIS“;
rengia dokumentacijos planą ir formuoja bylas;
rašo pasitarimų ir susirinkimų protokolus;
konsultuoja ir teikia metodinę paramą kitiems seniūnijos darbuotojams raštvedybos klausimais;
kartu su finansininku rengia seniūnijos veikos ataskaitą;
kartu su finansininku rengia seniūnijos veiklos planą;
kartu su seniūnu organizuoja seniūnaičių rinkimus;
konsultuoja, teikia informaciją apie galiojančius įstatymus, Vyriausybės nutarimus naujai išrinktiems seniūnaičiams;
kartu su seniūnaičiais aptaria ir teikia gyventojams aktualią informaciją;
ruošia kvietimus, dalyvauja seniūnaičių susirikimuose, rašo protokolus;
padeda organizuoti gyventojų ir seniūnaičių sueigas, rašo sueigų protokolus;
pateikia savivaldybei ir žiniasklaidai informaciją apie seniūnijos veiklą;
padeda seniūnui organizuoti bei plėtoti bendradarbiavimą su užsienio partneriais, organizuoja susitikimus su užsienio delegacijomis;
teikia ataskaitas dėl bendradarbiavimo su užsienio partneriais;
kontroliuoja seniūnijos darbuotojų tarnybinių išvykų registro pildymą;
pildo darbuotojų atliekančių viešuosius darbus veiklos apskaitos žurnalą;
teikia seniūnijos darbuotojams reikalingą informaciją iš Lietuvos Respublikos Gyventojų registro duomenų bazės;
teikia seniūnijos darbuotojams reikalingą informaciją iš Lietuvos Respublikos Nekilnojamojo turto registro duomenų bazės;
priima gyventojų prašymus dėl duomenų patikrinimo Lietuvos Respublikos Gyventojų ir Nekilnojamojo turto registruose;
pildo duomenų peržiūrų gyventojų/nekilnojamojo turto registruose apskaitos žurnalą;
dalyvauja metinės inventorizacijos komisijos darbe, pasirašo inventorizavimo aprašus;
informuoja darbuotojus apie ruošiamus posėdžius, susirinkimus, įsakymus ir potvarkius;
priima lankytojus, informuoja apie juos seniūną;
perduoda ir priima žinias telefonu – el. paštu, nesant seniūnui užrašo telefoninius pasikalbėjimus ir prašymus ir perduoda seniūnui;
padeda seniūnui organizuoti seniūnijos dalyvavimą rajono bei seniūnijos šventėse;
sudaro gyventojų laimėjusių seniūnijos konkursuose sąrašus, teikia seniūnijos komisijai svarstyti;
dalyvauja seniūno paskirtuose komisijose;
padeda ruošti dokumentus steigiamoms kaimo bendruomenėms;
konsultuoja kaimo bendruomenės pirmininkus, teikia informaciją apie galiojančius įstatymus, Vyriausybės nutarimus, teikia kitą reikalingą informaciją bendradarbiaujant su bendruomenėmis;
padeda organizuoti ir dalyvauja seniūnijos teritorijos tvarkymo akcijose;
keičiantis darbuotojui, perduoda dokumentaciją, surašo perdavimo aktą, suderina su seniūnu ir pateikia tvirtinti administratoriui;