SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI
Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialiuosius reikalavimus:
turėti aukštąjį išsilavinimą;
turėti vienerių metų darbo patirtį dokumentų tvarkymo srityje;
mokėti dirbti kompiuteriu Microsoft Office programinių paketu;
išmanyti Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles;
mokėti lenkų ir rusų kalbas pažengusiojo vartotojo B2 lygiu;
savo darbe vadovautis Lietuvos Respublikos įstatymais, Vyriausybės nutarimais, Savivaldybės tarybos sprendimais, Savivaldybės administracijos direktoriaus ir Seniūnijos seniūno įsakymais, administracijos darbo tvarkos taisyklėmis, Seniūnijos veiklos nuostatais, kitais aktais, susijusiais su pareigų vykdymu;
laikytis raštvedybos standarto ir taisyklių, dalyvauti seminaruose raštvedybos ir archyvo tvarkymo klausimais, atsakyti už raštvedybą seniūnijoje;
mokėti dirbti su „Microsoft Outlook“, „Internet Explorer“ kompiuterinėmis programomis;
mokėti dirbti su dokumentų valdymo sistema (DVS);
mokėti dirbti su elektroninio archyvo informacine sistema „EAIS“.
ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS
Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:
organizuoja raštvedybą pagal norminių ir metodinių aktų reikalavimus, tvarko ir saugo seniūnijos archyvą;
registruoja gaunamą ir siunčiamą korespondenciją, informaciją ir kitą dokumentaciją, perduoda juos vykdytojams, kontroliuoja gaunamų dokumentų vykdymą;
rengia atsakymų projektus;
registruoja gyventojų prašymus bei skundus, kontroliuoja jų vykdymą;
rengia atostogų grafiko projektus;
priima ir registruoja prašymus dėl leidimų laidoti išdavimo;
seniūno pavedimu, pagal savo kompetenciją rengia ir teikia seniūno įsakymų projektus;
rengia įvairaus turinio raštus;
rengia seniūnijos gyventojams pažymas apie statinius, apie mirusiojo palaidojimo vietą ir kitokią faktinę padėtį patvirtinančias pažymas;
registruoja notarinius veiksmus;
rengia statistikos ataskaitas;
tvarko archyvo dokumentus ir bylas;
dirba su elektroninio archyvo informacine sistema „EAIS“;
rengia dokumentacijos planą ir formuoja bylas;
rašo pasitarimų ir susirinkimų protokolus;
konsultuoja ir teikia metodinę paramą kitiems seniūnijos darbuotojams raštvedybos klausimais;
kartu su finansininku rengia seniūnijos veiklos ataskaitą;
kartu su finansininku rengia seniūnijos veiklos planą;
kartu su seniūnu ir seniūno pavaduotoju organizuoja seniūnaičių rinkimus;
konsultuoja, teikia informaciją apie galiojančius įstatymus, Vyriausybės nutarimus naujai išrinktiems seniūnaičiams;
kartu su seniūnaičiais aptaria ir teikia gyventojams aktualią informaciją;
dalyvauja seniūnaičių susirikimuose, rašo protokolus;
padeda organizuoti gyventojų ir seniūnaičių sueigas, rašo sueigų protokolus;
pateikia savivaldybei ir žiniasklaidai informaciją apie seniūnijos veiklą;
tvarko adresų suteikimo dokumentus, padeda gyventojams teikti dokumentus dėl adreso suteikimo;
suderinus su vyresn. finansininku veda viešųjų pirkimų dokumentaciją per Centrinę viešųjų pirkimų informacinę sistemą (toliau – CVP IS);
suderinus su vyresn. finansininku ir seniūnu sudaro metinę viešųjų pirkimų ataskaitą, kurią pateikia per CVP IS;
rengia rangos, prekių pirkimo-pardavimo sutarčių projektus su paslaugų ir darbų teikėjais, prekių tiekėjais;
informuoja darbuotojus apie ruošiamus posėdžius, susirinkimus, įsakymus ir potvarkius;
priima lankytojus, informuoja apie juos seniūną;
perduoda ir priima žinias telefonu – el. paštu, nesant seniūnui užrašo telefoninius pasikalbėjimus ir prašymus ir perduoda seniūnui;
keičiantis darbuotojui, perduoda dokumentaciją, surašo perdavimo aktą, suderina su seniūnu ir pateikia tvirtinti administratoriui;